事業をはじめたら、経理をどうするか？

今はクラウド会計を利用するかたは多いでしょう。

クラウド会計は、会計ソフトとともに経費精算ができるソフトもあります。

では、会計ソフトを1つだけに入力すればいいのか、それとも経費は経費精算でないと入れられないのか、このあたり初めて事業をスタートする人だと戸惑われるかと思います。

今日は会計ソフトと経費精算ソフトの使い方についてお伝えしていきます。

ひとり事業の場合

まず、会計ソフトは何ができるのかというと、売上、仕入、そして経費を入力することによって利益がわかります。

税金の計算自体は、専用のソフトを購入するか、個人であれば国税庁の作成コーナーを利用するか、あるいは税理士にお願いするかといったところになるかと思います。

なので、個人事業、あるいは法人を1人で経営する場合だと、その会計ソフト1つの中で経費を入力することができます。

したがって、経費精算ソフトは必要ありません。

では、経費をどこから取り込むか？

クラウド会計のマネーフォワードであれば、クレジットカードと紐づけて経費を取り込む、あるいはネットバンクから経費を取り込むことも可能です。

現金払いの経費ついては、専用のExcelフォームに入力して取り込むか、あるいはスマホのアプリを使って写真で取り込むかの2択になります。

毎日、レシートや領収書を写真に撮っても問題ないのであれば、スマホアプリで同じ会計ソフト、マネーフォワード会計を選んで、そこから「AI-OCRで仕訳」を選べば、連動して会計に経費を取り込むことができます。

これについては以前記事に書いていますので、そちらをご参照ください。

マネーフォワードへの現金払い経費の取り込みは、Excelか？スマホ撮影データ化か？

Excelで取り込む場合は、Excelのフォーマットをマネーフォワードの仕訳帳からダウンロードできます。

仕訳帳の画面からインポートのボタンを押すことでダウンロードできますので、こちらに入力して一気に取り込むことができます。

こういった形で経費を会計ソフトに取り込むことができます。

社員がいる場合

一方、社員がいる場合はどうするか？

複数の社員がいる組織になると、ひとり事業と同じようにやれば経理が大変になります。

そのため、社員それぞれの経費精算は社員各自で行ってもらいます。

マネーフォワードであればマネーフォワード経費精算を使います。

ソフトはパッケージになっているため、契約したら会計ソフトと経費精算ソフトの両方を使うことができます。

従業員の経費精算は、それぞれの方がアプリをダウンロードして、スマートフォンでレシートや領収書の写真を撮って申請します。

申請された経費は、会社側で社長や経理担当者がチェックして承認するという流れです。

承認が終われば、そこから会計ソフトに連動して経費として取り込むことができます。

また、従業員が多い場合に、この経費精算の仕訳をどうするか？

• 借方　経費　貸方　未払金（Aさん）

未払金については補助科目をつけておかないと、社員ごとの管理ができません。

そのため、未払金に補助科目として社員名をつけておくと、後々照合しやすくなります。

今日は経費精算について、マネーフォワード会計とマネーフォワード経費精算をどのように運用していくのか、ひとりの場合と複数社員がいる場合の違いについてお伝えしました。

もともと社員が多い企業で働いていた方で、自分の立て替えた経費を会社で精算していた経験がある方は、こうした経費精算の流れに違和感はないと思います。

一方で、そうした組織で働いたことがない方にとっては、この経費精算の仕組みはなかなか理解しづらいものがあります。

事業をスタートしたかたは、会計と経費精算をどう使っていくのか、最初は自分1人であればマネーフォワード会計の中で経費を取り込んでいきます。

そして、人を雇って社員に経費を立て替えてもらう段階になった時点で、経費精算ソフトを導入する形になります。

独立・開業コンサルタント

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