税金・会計

交際費にしていれば何でも落ちる?飲食代にまつわる税務調査対策

yujiroyamamoto

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緩くなったときにやってくる税務署

事業を営んでいて誰かと飲み食いをした。

自分の事業に関わりのある人とであれば、交際費として迷わず経費にするでしょう。

これが、

  • 友達と
  • 部下と
  • 家族と
  • 自分ひとりで

となったときにどう処理するのか?

法律的には、それぞれ、シチュエーションに応じて、こうすべきという決まりはあります。

とはいえ、プロでない限り、すべての取引を適切に判断するのは難しいもの。

仮に、「経費にならないかも」と思っていても、交際費として経費に入れてしまうこともあるでしょう。

税務署がすぐに来るとは思わない人もいるでしょうから。

独立直後はおっかなびっくり申告していても、2年3年と税務署からのお咎めがなければ、判断が緩くなってしまうのも理解できます。

しかし、税務署は、その緩くなったときにやってきます。

飲食代にまつわる税務調査対策

税務署からのお咎めがないのは、中身がわからないから。

決算書の数字だけ見ていても、それが合っているのかどうかはわかりません。

税務署も暇じゃないので、それなりの税額がとれるところに当たりつけて調査に入ります。

「うちは売上が少ないから来ないだろう」と思っていても、売上の規模に関わらず入るときには入ります。

入ったあとで、「なんでうちなんか」とぼやいたところで後の祭りです。

目指すのは、税務署が、「入っても大した税額はでないだろう」と思わせるような資料づくり。

そして、仮に、入ったとしても、調査に耐えられる堅牢な経理です。

経費なる飲食代・ならない飲食代

同じ飲食代でも経費になるものと、ならないものがあります。

経費になる飲食代は、事業に関わりのある内容か?

得意先や仕入先と、仕事の打ち合わせがたらご飯を食べれば、それは交際費となります。

仮に、得意先の仕事に関係のない打ち合わせであっても、親睦を深めることによって、仕事の受注に繋がるのであれば、交際費として問題ないでしょう。

もちろん、そんな細かいことは法律に書いていません。

書いてませんが、「仕事に関係のない打ち合わせ」と立証するほうが難しいでしょうから。

判断に迷うのは、先に挙げたところでしょうか。

  • 友達と
  • 部下と
  • 家族と
  • 自分ひとりで

これらも、当の本人なら、事業に関わりがあるかどうかは判断がつくでしょう。

事実と異なることをやると、あとでお咎めのリスクは高まります。

部下との食事でも、仕事の打ち合わせであれば、「会議費」として経費なります。

だからといって、毎日、会議していたら、怪しいでですし、「給料」として課税されることもあり得ます。

給料と判断されると、決算書では同じ経費なので、所得税に違いはありませんが、給料に係る源泉所得税の追徴が出ます。

そうならないためにも、限度はあると考えておきましょう。

家族との飲食でも、事業者同士であれば、仕事の話しもするでしょうから、すべて駄目ということはありません。

私が自営の兄弟と、ご飯食べながら仕事の話をすれば、支払った方の交際費となります。

負担した側の経費になるので、折半なら半分づつ経費となり、片方がすべて払ったら、払ってないほうが経費にしちゃ駄目です。

どこで経費になっても構いませんが、人によって経理となる金額が変わっちゃいけません。

自分ひとりの食事は、会社なら給料(役員報酬)と認定され、個人なら経費とはなりません。

とはいえ、スタバで企画書を書いていたり、新たなサービスの構想を練っていたりすれば、会議費としての体裁は整っています。

要は、行き当たりばったりではなく、きちんと説明できるかどうか、そして、それを記録に残しているかどうか。

このあたりが大事なところです。

記録に残す

請求書や領収書がありさえすれば、すべて経費になるわけではありません。

ないよりはマシというくらいで。

足りないところを補うのが「記録」です。

記録は、どんな形式でも構いませんが、売上帳・預金帳・経費帳といった帳簿の形式のほうが機能的です。

雑記帳よりも、見る人の印象が違います。

税理士が入っていないと、この帳面を端折って、領収書を集計して直接、決算書をつくることが見受けられます。

こうなると、数字は合っていても、それぞれの取引がどういった状況で行われていたのか、対外的に証明できません。

  • 紙の帳面
  • Excel
  • 会計ソフト

なんでも構わないので、あとあと、疑われないように記録しておきましょう。

5w1h

疑われないためにも、記録すべきは5w1h。

  • いつ when
  • どこで where
  • 誰が who
  • 誰と whom
  • 何を what
  • どうした how

すべて記載するのは難しくても、頭のなかで5w1hを意識しながら帳面づけしているだけで、あとで見る人の印象はまったく異なります。

嘘の作文は難しいもので、調査官や税理士といったわかる人が見れば、それが本当なのかわかるものです。

将来的に調査が来るかどうかはわかりません。

しかし、実際に来たときに、一枚一枚資料をめくる調査官を思い浮かべたら、あまり良い気持ちはしないでしょう。

そのためにも、決算のときにまとめてするのでなく、経理を日々のルーティンに落とし込むことをオススメします。

前日の取引を、たとえ10分でいいので毎日記録に残すこと。

Excelでも、会計ソフトでもクラウド会計でも構いません。

何もいれていないなら、興味のあるものから入れて試してみましょう。

真実を真実として信用してもらうための記録

領収書があるから経費になるのではありません。

嘘を真実にするのではなく、真実を真実として信用してもらうために、記録をつけるのです。

これさえあれば100%ということはなく、

  • 真実
  • 記録
  • 領収書

複数のものが合わさってはじめて信用してもらえます。

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