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領収書がなくても経費にする方法と今後の対策<No 1437>

基本、領収書はもらっておく

事業を行う上で、支払った金額を経費とするには領収書が必要です。

領収書がないと、実際に支払ったかどうかわかりません。

故に、経費として認められないリスクがあります。

ただ、場合によっては領収書がなくても、経費として認められるとことがあります。

領収書がなくても経費にする方法と今後の対策

自販機・切符

もともと、領収書には手書きで金額・日付・相手先を記載していました。

手書きなので人が介在する取引でないともらえません。

ただ、機械による自動化により、人が介在しない取引が行われるようになりました。

自販機で領収書は出てきませんし、切符は自動改札で回収されてしまいます。

こうした支出、領収書がないと経費として認められないかというと、そうでもなく。

領収書がなくても、

  • 日付
  • 金額
  • 相手先や用途

を紙の帳面やExcelの現金帳に付けていれば問題ありません。会計ソフトでも。

もちろん、実際に使った金額しか経費になりません。

デタラメな数字を入れると不自然な見栄えになります。

お咎めがあるのは、社内の監査や税務調査のときだけですが、印象が悪くなると、他のところで厳しくチェックされるリスクが伴います。

大した金額でないものほど、キチンできていることをアピールしておきましょう。

ご祝儀・香典

機械でなく人とのやり取りでも、ご祝儀・香典といったものは、風習上、領収書をいただきません。

結婚式場でも、葬儀場でも「領収書ください」とは言えませんし、言いません。

これも、前述の通り、帳面に必要事項を記載しておけば経費になります。

領収書の代わりに、式の案内状を他の領収書と一緒に綴りしておくと良いでしょう。

案内状などがない場合でも、年に数回といった現実的な回数だと問題ありません。

あまりに数が多いと疑われるので要注意です。

銀行振り込み

銀行振り込みした場合、領収書を発行することはほとんどありません。

理由は、

  • 請求書が、取引発生の事実を証明
  • 通帳やネットバンクの引き落としが支払ったことを証明

してくれるからです。

発生と支払の証明ができれば、領収書がなくても事足ります。

受け取った側は、領収書の発行義務はありませんが、支払った側から領収書を求められた場合は発行しなければなりません。

私も、請求書の発行だけのケースがほとんどです。

銀行振り込みでいただいて、なおかつ、領収書を発行したのは1件だけです。

領収書よりもレシート

よくあるのが、「レシートよりも領収書のほうが効力がある」と思っていらっしゃるケース。

どれだけ、上質の紙でできた領収書でも、

  • 筆跡が他の領収書と同じ
  • 氏名が、「上様」
  • 日付がない
  • 但し書きが、「お品代」

だと、自分で書いたと疑われても仕方がありません。

こうした事態を防ぐためには、領収書でなくレシートでいただくこと。

レシートには、商品名がきっちり印字されていますしね。

レシートの改ざんは領収書のそれよりも格段に困難でしょうから。

現金よりもキャッシュレス

実際に、払ったかどうか疑われるのは現金だから。

その点、キャッシュレスであれば100%記録が残るので、証明することは簡単です。

私の場合、電車は交通系ICカードのPiTaPaで乗れますし、自販機もPiTaPaで買っています。

ご祝儀、香典は、ここ数年では無理でしょう。

5年後くらいだと、キャッシュレスになっているかもしれませんね。

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